Compartimentul Carte Curentă

Primele colecţii de carte ale bibliotecii au fost constituite în scopul susţinerii cercetării ştiinţifice şi au reprezentat dublete din fondurile Bibliotecii Academiei Române din Bucureşti. Acestora li s-au  adăugat de-a lungul anilor publicaţii achiziţionate din fonduri bugetare, donaţii, alte transferuri de la Biblioteca Academiei, cărţii intrate prin schimb intern sau internaţional.

Colecţiile de carte curentă se găsesc în două depozite, unde sunt organizate pe criteriul formatului  şi în sala de lectură a bibliotecii. O parte din fondurile de carte aflate în sala de lectură sunt grupate pe materii, formând cabinetele de lucru. O altă parte alcătuiesc o frumoasă colecţie cu lucrări de referinţă. De asemenea, în sala de lectură se păstrează donaţii particulare, ce formează veritabile colecţii specializate.

Compartimentul Carte Curentă are următoarele activităţi specifice:

1.  Dezvoltarea colecţiilor de publicaţii neperiodice prin achiziţii,  donaţii, schimb:

  • Consultarea permanentă a cataloagelor editoriale, a site-urilor specializate în vederea selectării noutăţilor editoriale;
  • Realizarea listelor cu publicaţii editoriale noi pentru a fi supuse aprobării;
  • Întocmirea referatelor pentru achiziţia publicaţiilor neperiodice;
  • Preluarea publicaţiilor şi gestionarea lor pe parcursul etapelor de prelucrare;
  • Pregătirea listelor de intrare a publicaţiilor venite în bibliotecă fără acte însoţitoare sau a celor care sunt supuse evaluării;

2. Evidenţa publicaţiilor neperiodice

  • Preluarea  documentele de intrare cu numărul din RMF atribuit;
  • Aranjarea publicaţiile pe formate şi etichetarea lor;
  • Aplicarea ştampilei de cotă şi de inventar, aplicarea etichetei cu cod de bare;
  • Stabilirea cotelor cărţilor în funcţie de destinaţia lor: Depozit sau S.L.
  • Trecerea cotei şi inventarului pe pagina de titlu şi în interiorul volumului pentru identificare;
  • Înregistrarea în inventar a tuturor cărţilor potrivit regulilor;
  • Ţinerea evidenţei completărilor de colecţie;
  • Ţinerea evidenţei cotelor pe formate;
  • Completarea registrul topografic al Sălii de lectură;
  • Ţinerea evidenţei, numeric şi valoric, pe an calendaristic, a cărţilor înregistrate;

3. Evidenţa publicaţiilor în Aleph 500

  • Verificarea existenţei publicaţiei în baza de date;
  • Alegerea numărului de sistem la care se va ataşa item-ul;
  • Descrierea sumară a publicațiilor noi în modulul de achitiţie;
  • Crearea unui nou item în care se completează: numărul de inventar, cotă, preţ, nr. R.M.F.
  • Printarea proceselor verbale sau a listelor de publicaţii pe furnizori;
  • Extragerea şi tipărirea Registrului Inventar.

4. Catalogarea are în vedere descrierea bibliografică a documentului după reguli şi norme prestabilite, stabilirea elementelor specifice, care dau intrarea în catalog și determinarea elementelor de identificare a documentului prin mijloace specifice cerute de procesul de automatizare. Descrierea catalografică se face în formatul UNIMARC şi în sistemul integrat de bibliotecă Aleph500, versiunea 20.01. Descrierile catalografice informatizate ale documentelor de bibliotecă se reunesc în catalogul on-line. Față de cataloagele tradiționale, acesta facilitează regăsirea informaţiei, pe baza cheilor multiple de căutare.

  • redactarea descrierilor bibliografice ale documentelor de bibliotecă în conformitate cu normele de descriere bibliografică standardizate;
  • căutare de informaţii bibliografice complementare;
  • controlul continuu al calităţii bazei de date a bibliotecii;
  • activitate de consultanţă şi cooperare cu alte servicii sau filiale din bibliotecă;
  • actualizarea permanentă a aplicării standardelor de catalogare în concordanţă cu soft-urile utilizate.

5. Clasificarea de bibliotecă constă în atribuirea unui indice numeric subiectului unei publicații și are în vedere întocmirea cataloagelor sistematice ale bibliotecii, gruparea publicațiilor pe domenii științifice, după subiectul abordat. Clasificarea documentelor de bibliotecă este o practică veche, care, odată cu informatizarea bibliotecii, coexistă cu indexarea. 

6. Indexarea urmărește explicarea conținutului unei publicații printr-un set de termeni, concepte unice care constituie un vocabular controlat. Într-o fază superioară de prelucrare, acesta se transformă în tezaur. Operațiunea de indexare constă în analiza conținutului documentelor, stabilirea conceptelor care îl definesc și traducerea acestora din limbaj natural în limbaj de indexare.

  • prelucrarea curentă a documentelor;
  • stabilirea şi definirea subiectului/subiectelor documentelor;
  • traducerea subiectelor din limbaj natural în limbaj specific de indexare;
  • însuşirea şi aplicarea principiilor de formare a subiectelor controlate: tematice, geografice, de persoana etc.;
  • cercetarea indicilor de clasificare şi a listelor controlate de subiecte pentru determinarea lor;
  • structurarea  indicilor de clasificare şi stabilirea relaţiilor dintre ei;
  • prelucrarea documentelor neindexate aflate în fondurile bibliotecii;
  • actualizări ale descriptorilor de subiect și ale indicilor CZU;
  • verificări şi actualizări ale indexării lucrărilor unui autor, lucrărilor cu acelaşi titlu (ediţii, limbi de publicare diferite etc.);
  • scanarea selectivă a cuprinsului documentelor cu conţinut complex;
  • activitate de cercetare-documentare în scopul formării continue.